Lyon, le 6 décembre 2021 — Une gestion optimale de la facturation est primordiale pour établir une bonne relation client et fournisseur, particulièrement en période de crise. C’est justement pour fluidifier la gestion des factures et la relation avec ses fournisseurs qu’Optic 2ooo a adopté la solution Procure-to-Pay d’Esker. En alliant travail d’équipe et formation personnalisée, Esker a permis à Optic 2ooo de digitaliser l’intégralité de son processus de gestion des factures fournisseurs.
Un passage du 100% papier au 100% digital
Changement de regard pour le Groupement Optic 2ooo. Depuis décembre 2019, le leader de la distribution d’optique en France a troqué bannettes et classeurs pour passer au full digital pour la gestion de ses factures fournisseurs. Jusque-là, ces opérations étaient effectuées manuellement, impliquant des risques accrus d’erreurs de saisie ou de pertes de documents. Dans ce contexte, arpenter les allées des archives pour rechercher un document pouvait s’avérer fastidieux. Difficile également d’avoir une pleine visibilité sur les éléments validés ou à payer pour organiser au mieux les flux de trésorerie et se prémunir contre les retards de paiement. Un défi quotidien pour les 6 personnes dédiées à cette mission qui consacraient alors un temps précieux à des tâches chronophages telles que les allers-retours nécessaires à la signature des documents, la recherche ou encore l’archivage des factures.
C’est alors pour faciliter le travail des comptables, minimiser les risques d’erreur et donc fluidifier la relation avec ses fournisseurs que le groupe a fait le choix de dématérialiser l’ensemble de ses 24 000 factures annuelles. Aujourd’hui, la solution Procure-to-Pay d’Esker déployée au sein du groupe est utilisée par plus de 200 personnes.
Déploiement : l’importance de trouver les bons relais en interne
L’agilité déployée par Esker dans la conduite du projet de dématérialisation fût grandement appréciée par le groupe Optic 2ooo. Cette satisfaction s’explique notamment par le professionnalisme et le haut niveau d’accompagnement et de formation dispensés par Esker.
Après les phases de test et de validation de la solution, Esker a accompagné Optic 2ooo pour que la transition se fasse en douceur. Le Groupement a formé en priorité les assistantes de direction puis s’est appuyé sur leur expertise pour guider la prise en main de la solution par toutes les parties prenantes concernées. Cette approche verticale a très bien fonctionné, comme en témoigne le taux d’adhésion élevé des équipes à la solution. » Nicolas Queneau, Directeur Administratif et Financier chez Optic 2ooo.
Une solution synonyme de gain de temps et de valorisation des fonctions finance
L’interface ergonomique et conviviale de la solution a immédiatement suscité l’engouement et l’adhésion des collaborateurs impliqués dans le projet. L'intégration de la solution Esker avec SAP, ERP utilisé par Optic 2ooo, contribue d'ailleurs à faciliter le travail des équipes. Cette démarche de modernisation a aussi été bénéfique d’un point de vue métier, pour les comptables du Groupement. Ces derniers ont observé un gain de temps considérable leur permettant de se concentrer sur le suivi et l’analyse des comptes fournisseurs. En parallèle du déploiement de la solution, Optic 2ooo a également amélioré l’espace de travail des comptables qui sont désormais équipés d’un double
écran leur permettant de gagner en confort et en efficacité.
Enfin, le passage à la dématérialisation est allé de pair avec un meilleur pilotage financier et avec une accélération des processus de paiement leur permettant d’optimiser leur trésorerie.
A l’heure de la crise sanitaire, le choix de dématérialiser nos processus avec Esker s’est avéré particulièrement payant pour élaborer rapidement un plan de continuité d’activité efficace. Depuis l’application mobile, les équipes en télétravail ont pu facilement piloter à distance et sans friction la gestion des factures fournisseurs. Cette mission aurait été autrement plus complexe s’ils avaient dû se rendre sur site quotidiennement. » Nicolas Queneau, Directeur Administratif et Financier chez Optic 2ooo.
Une solution en phase avec les projets de développement d’Optic 2ooo
Le leader de l’optique ne compte pas s’arrêter en si bon chemin et se projette déjà dans l’avenir avec la mise en place
d’un module de gestion des demandes d’achat .
“Nos comptables, clients et fournisseurs sont satisfaits, c’est une collaboration gagnante sur toute la ligne ! Désormais, nous identifions précisément où en est le traitement des factures et avons accès en temps réel et de n’importe où, aux documents associés. Cette flexibilité et ce gain de temps sont précieux pour améliorer en continu la qualité de service que nous leur apportons, encore plus dans le contexte actuel.” Nicolas Queneau, Directeur Administratif et Financier chez Optic 2ooo.
“L’émergence de la crise sanitaire et du travail à distance a accéléré l’adoption de bonnes pratiques telles que la dématérialisation des factures. Une tendance qui devrait s’accentuer dans les années à venir. Avec Optic 2ooo, nous avons construit une solution durable faite pour s’aligner sur leurs ambitions présentes et futures de croissance et de digitalisation.” Jean-Michel Bérard, fondateur d’Esker.
À propos d’Optic 2ooo
Optic 2ooo est le réseau leader de l’optique en France avec 1 148 points de vente répartis sur l’ensemble du territoire français et un chiffre d’affaires de 797 millions d’euros en 2020. Depuis sa création, l’enseigne est référente en matière de santé visuelle tant dans la prise en charge du client que dans la qualité des équipements proposés. Les magasins Optic 2ooo sont animés par des opticiens diplômés d’Etat qui sont des professionnels de la santé visuelle reconnus. Optic 2ooo soutient l’AFM-Téléthon depuis 2012 en reversant 1€* par 2ème paire et contribue ainsi à la recherche de thérapies innovantes, notamment concernant les maladies génétiques oculaires.
*Après déduction TVA : 0,83€
À propos d’Esker
Leader mondial des solutions d’automatisation des cycles de gestion Procure-to-Pay et Order-to-Cash, Esker valorise les départements financiers et services clients des entreprises et renforce la coopération interentreprises. La plateforme cloud Esker
permet d’animer un écosystème vertueux avec ses clients et fournisseurs.
Intégrant des technologies d’Intelligence Artificielle (IA), les solutions d’Esker permettent de gagner en productivité et d’améliorer la visibilité sur son activité, tout en renforçant la collaboration avec ses clients, ses fournisseurs et ses collaborateurs.
ETI française dont le siège social se situe à Lyon, Esker est présente en Europe, en Amérique du Nord, en Asie/Pacifique et en Amérique du Sud. Cotée sur Euronext Growth à Paris (Code ISIN FR0000035818), l’entreprise a réalisé 112 M€ de chiffre d’affaires en 2020, dont 2/3 à l’international.
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