Financière de Tubize NV
Researchdreef 60
1070 Brussel
BE 0403.216.429
BIJEENROEPING VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS EN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 25 APRIL 2018
De aandeelhouders worden uitgenodigd om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering die zullen gehouden worden op woensdag 25 april 2018 respectievelijk om 11 en 12 uur in het Business Centre EEBIC te 1070 Brussel (Anderlecht), Researchdreef 12 (Metro: Erasmus - Erasmus openbare parkeergelegenheid in de buurt).
Agenda van de gewone algemene vergadering
- Jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Toelichting: het jaarverslag bevat alle elementen als vermeld in artikel 96 van het Wetboek van Vennootschappen.
- Remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Voorstel tot besluit: het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 goedkeuren.
- Verslag van de commissaris over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Toelichting: dit verslag werd opgesteld met toepassing van de artikelen 143 en 144 van het Wetboek van Vennootschappen.
- Jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 - Verwerking van het resultaat
Voorstel tot besluit: de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 goedkeuren, met inbegrip van de voorgestelde uitkering van een bruto dividend van € 0,54 per aandeel.
- EU-IFRS jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Toelichting: om nuttige en volledige informatie aan de markt te verstrekken, stelt de Vennootschap, in aanvulling op de jaarrekening opgesteld overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen en het Belgisch boekhoudrecht (BE GAAP), een jaarrekening op overeenkomstig de door de Europese Unie goedgekeurde internationale standaarden voor jaarrekeningen (EU-IFRS), waarbij de deelneming in UCB wordt verwerkt via de "equity"-methode. Deze jaarrekening en het bijbehorend verslag van de commissaris worden meegedeeld aan de algemene vergadering en gepubliceerd op de website van de Vennootschap.
- Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Voorstel tot besluit: bij bijzondere stemming, kwijting verlenen aan ieder van de bestuurders voor de uitoefening van hun respectievelijk mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
- Kwijting aan de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2017
Voorstel tot besluit: kwijting verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
- Hernieuwing van het mandaat van de commissaris
Voorstel tot besluit: op voorstel van de raad van bestuur, die de bevoegdheden van een auditcomité uitoefent, het mandaat hernieuwen van de commissaris Mazars Bedrijfsrevisoren CVBA (ondernemingsnummer 0428.837.899), met maatschappelijke zetel te Marcel Thirylaan 77, bus 4 te 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, vertegenwoordigd door de heer Xavier Doyen, bedrijfsrevisor, voor een periode van drie jaar tot na de gewone algemene vergadering van 2021, en de jaarlijkse bezoldiging voor de uitoefening van dit mandaat vastleggen op € 10.000 (excl. btw). Dit bedrag kan vanaf boekjaar 2018 jaarlijks worden herzien om rekening te houden met de evolutie van de consumptieprijsindex.
- Raad van bestuur - Hernieuwingen van bestuurdersmandaat - Benoeming
Toelichting: Arnaud de Pret heeft niet gevraagd zijn bestuurdersmandaat vanaf 25 april 2018 te hernieuwen, waardoor zijn mandaat op die datum zal vervallen.
- Voorstel tot besluit: het bestuurdersmandaat van Nicolas Janssen hernieuwen voor een periode van vier jaar tot na de gewone algemene vergadering van 2022.
- Voorstel tot besluit: het bestuurdersmandaat van Fiona de Hemptinne hernieuwen voor een periode van vier jaar tot na de gewone algemene vergadering van 2022.
- Voorstel tot besluit: het bestuurdersmandaat van Cynthia Favre d'Echallens hernieuwen voor een periode van vier jaar tot na de gewone algemene vergadering van 2022.
- Voorstel tot besluit: de benoeming goedkeuren van de heer Marc Speeckaert als bestuurder voor een periode van vier jaar tot na de gewone algemene vergadering van 2022.
Agenda van de buitengewone algemene vergadering
- Statutenwijziging: hernieuwing van de aan de raad van bestuur verleende machtiging om over te gaan tot de inkoop en vervreemding van eigen aandelen
Voorstel tot besluit: artikel 10, lid 4 en 5 vervangen door de volgende tekst:
"Deze machtiging kan een keer of verschillende keren worden verlengd overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen.
De algemene vergadering van 25 april 2018 heeft aan de raad van bestuur machtiging verleend om, gedurende een periode van vijf jaar vanaf de datum van die algemene vergadering, aandelen van de vennootschap te verwerven onder de bij wet bepaalde voorwaarden. De fractiewaarde van de verkregen aandelen mag niet hoger zijn dan 20% van het geplaatst kapitaal. De verwervingen kunnen worden uitgevoerd tegen een koers die tussen 1 euro en 200 euro ligt. De raad van bestuur mag desgevallend het aantal te vernietigen aandelen vaststellen en artikel 5 van de statuten aanpassen overeenkomstig het aantal vernietigde aandelen.
De raad van bestuur mag bovendien de aandelen van de vennootschap op de beurs of daarbuiten vervreemden."
- Te verlenen bevoegdheden voor de uitvoering van voormelde besluiten
Voorstel tot besluit: te verlenen bevoegdheden, met mogelijkheid om deze verder af te vaardigen, aan de raad van bestuur voor de uitvoering van voormelde besluiten en aan mevrouw Stéphanie Ernaelsteen en mevrouw Anne-Catherine Guiot, die apart handelen, voor de opstelling van de gecoördineerde tekst van de statuten.
Formaliteiten om toegelaten te worden tot de algemene vergaderingen
Het recht om deel te nemen aan of vertegenwoordigd te zijn op de algemene vergaderingen en om er het stemrecht uit te oefenen kan slechts verleend worden op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de veertiende dag voor de algemene vergadering om vierentwintig uur Belgische tijd (hetzij woensdag 11 april 2018, de "Registratiedatum"), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam, hetzij door hun inschrijving op rekening bij een erkende rekeninghouder of bij een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergaderingen.
De aandeelhouder moet bovendien melden dat hij/zij deel wil nemen aan de algemene vergaderingen. De houders van aandelen op naam sturen daartoe de bij de oproepingsbrief gevoegde kennisgevingsformulieren (twee aparte formulieren, één voor de gewone algemene vergadering en één voor de buitengewone algemene vergadering) ondertekend naar de Vennootschap. De houders van gedematerialiseerde aandelen sturen de attesten naar de Vennootschap (twee aparte exemplaren, één voor de gewone algemene vergadering en één voor de buitengewone algemene vergadering) die zijn opgesteld door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en waaruit blijkt met hoeveel aandelen, die op de Registratiedatum op hun naam op rekening ingeschreven zijn, zij hebben aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergaderingen. De kennisgevingsformulieren of attesten moeten uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 19 april 2018) bij de Vennootschap toekomen via e-mail op het adres aspijcke@icloud.com.
Stemmen bij volmacht
De aandeelhouders kunnen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 547 tot 549 van het Wetboek van Vennootschappen, zich laten vertegenwoordigen door een mandataris.
De volmachten moeten schriftelijk worden opgesteld op basis van de door de raad van bestuur opgemaakte formulieren, en moeten ondertekend worden door de aandeelhouder. De houders van aandelen op naam vinden de formulieren bij hun oproeping. Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen zijn de formulieren beschikbaar op de website van de Vennootschap www.financiere-tubize.be. De formulieren (twee aparte exemplaren, één voor de gewone algemene vergadering en één voor de buitengewone algemene vergadering) moeten bij de Vennootschap toekomen, uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 19 april 2018), via e-mail op het adres aspijcke@icloud.com.
Inschrijving van bijkomende onderwerpen op de agenda en indienen van nieuwe voorstellen tot besluit
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal kunnen onderwerpen op de agenda van de vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
De verzoeken worden schriftelijk geformuleerd en gaan, naar gelang van het geval, vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Er wordt een postadres of e-mailadres in vermeld waarnaar de Vennootschap een bericht van ontvangst van deze verzoeken kan sturen. De Vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op de tweeëntwintigste dag voor de datum van de algemene vergadering ontvangen (hetzij dinsdag 3 april 2018), langs elektronische weg op het adres aspijcke@icloud.com.
Aandeelhouders die van dit recht wensen gebruik te maken, moeten samen met hun verzoek het bewijs leveren dat zij in het bezit zijn van ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal, hetzij op grond van een certificaat waaruit de inschrijving blijkt van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven. Zij moeten tevens overgaan tot de boekhoudkundige registratie van tenminste 3% van het maatschappelijk kapitaal.
In het geval dat aandeelhouders gebruik maken van dit recht, zal de Vennootschap uiterlijk op de vijftiende dag voor de datum van de algemene vergadering (hetzij dinsdag 10 april 2018), volgens dezelfde modaliteiten als de oorspronkelijke agenda, een agenda bekend maken die aangevuld is met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, en/of louter met de voorstellen tot besluit. Tegelijkertijd stelt de Vennootschap, op haar website, de gewijzigde formulieren voor het stemmen bij volmacht ter beschikking van haar aandeelhouders.
Recht om vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris
Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de vergaderingen, schriftelijk vragen stellen over de verslagen van de bestuurders en van de commissaris en over de agendapunten, waarop tijdens de algemene vergaderingen zal geantwoord worden door, al naargelang het geval, de bestuurders of de commissaris, althans voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden. Die vragen kunnen worden verstuurd naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap of via elektronische weg op het adres aspijcke@icloud.com en moeten toekomen bij de Vennootschap uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 19 april 2018).
Informatie op de website
Op de website van de Vennootschap www.financiere-tubize.be, kan volgende informatie geraadpleegd worden:
- De huidige bijeenroeping
- De volmachtformulieren
- Het totale aantal aandelen en stemrechten op datum van huidige bijeenroeping
- Aan de gewone algemene vergadering voor te leggen stukken
- Jaarrekening
- EU-IFRS jaarrekening
- Jaarverslag van de raad van bestuur
- Remuneratieverslag
- Verslag van de commissaris over de jaarrekening
- Verslag van de commissaris over de EU-IFRS jaarrekening
- Jaarlijks financieel verslag
- Profiel van de nieuw voorgestelde bestuurder en van de bestuurders voor wie een hernieuwing van het mandaat wordt voorgesteld.
-
De houders van aandelen op naam ontvangen een kopie van deze documenten als bijlage bij hun oproepingsbrief. De overige aandeelhouders kunnen gratis een kopie van deze documenten verkrijgen door een verzoek te richten via elektronische weg naar het adres aspijcke@icloud.com.
Op de dag van de algemene vergaderingen zullen de houders van effecten alsook de volmachthouders gevraagd worden zich te identificeren; de vertegenwoordigers van vennootschappen zullen bovendien hun machtiging moeten aantonen. Om deze reden en met het oog op het vlot verloop van de vergadering, worden de deelnemers verzocht zich vanaf 10u00 aan te melden.
Brussel, 21 maart 2018
De raad van bestuur