Par Hanane Pelissier, Head of procurement & budget control chez Telehouse France
Pour faire face aux nouveaux enjeux induits par une tendance macro-économique incertaine, une pénurie de matières premières, une crise sans précèdent de l’énergie et une révolution numérique incessante, le processus de décision de la fonction achat et la précision des critères de choix établis par cette dernière fait résolument partie des facteurs et des leviers les plus importants pour assurer la compétitivité de l’organisation et lui garantir une présence permanente et durable sur le marché.
En effet, longtemps considérée comme une simple fonction administrative et de support, la fonction achats a progressivement évoluée pour devenir un véritable levier de performance et de croissance.
Afin de maintenir sa place stratégique et de continuer sa contribution à la création de valeur et à la maitrise des risques, la fonction achat doit, aujourd’hui, accorder une attention particulière non seulement à la définition de son besoin mais aussi à la détermination des critères de choix les plus pertinents à prendre en compte pour assurer la plus judicieuse des prises de décision.
Malgré le contexte économique actuel, la tentation de se focaliser sur le mieux-disant en termes de prix reste grande. Toutefois, nous ne pouvons ignorer la prise de conscience d’un large choix d’éléments et de critères incontournables, plus porteurs de valeur auquel les décideurs sont plus sensibles et particulièrement dans le secteur des nouvelles technologies.
Le choix du fournisseur approprié implique bien plus qu’une simple lecture d'une série de listes de références avec les prix associés. Un choix judicieux et pertinent est établi nécessairement sur la base d’une vaste gamme de facteurs et de critères à prendre en compte qu’il faudra pondérer en fonction de l’importance accordée à chaque critère :
- La fiabilité et l’engagement du potentiel fournisseur
L’un des facteurs les plus impactant dans une relation de partenariat est la fiabilité. Il est impératif de s’assurer de la fiabilité du potentiel partenaire avant de conclure tout accord. Il est donc primordial de tenir compte : Des certifications du fournisseur, de sa taille ainsi que l’organisation de sa structure, de sa solidité, de sa pérennité financière, de son taux de dépendance économique ou encore de sa réputation et de ses référencements sectoriels.
- L'offre :
Parmi les points les plus importants, s’assurer que l’offre du soumissionnaire répond au cahier des charges établi, c’est à ce stade que les notions suivantes doivent être vérifiées :
· Les spécifications techniques : les caractéristiques techniques du produit, comme la taille, la mémoire, la capacité de stockage, la résolution.
· La compatibilité des produits technologiques avec d’autres appareils, logiciels, infrastructures, solutions, déjà existants pour les utiliser de manière optimale.
· La performance, selon le produit ou le service, les notions de la vitesse, de la puissance, de la résilience pour garantir la continuité du service en cas de sinistre.
· La qualité en vérifiant le design, les produits et matériaux utilisés s’ils sont de la qualité ciblée avec une durabilité optimale.
· Les diverses fonctionnalités comme les applications additionnelles, les options potentielles pour une personnalisation…
· L'étendue de la gamme pour couvrir de nombreux besoins.
· L’innovation : la capacité de proposer des produits et services innovants pour aider à améliorer la compétitivité et ainsi un positionnement de pionnier.
· La flexibilité et disponibilité : la capacité technique, infrastructure, stockage, bande passante…et humaine permettant d’être en mesure de s'adapter rapidement aux changements et à l’évolution de la demande et de la technologie ainsi que la capacité à réduire le temps de réponse et de résolution en cas d’incident.
· La connectivité : la disposition de connectivité de haut débit pour assurer une bonne disponibilité des données et des applications.
· La sécurité : application des mesures de sécurité appropriées pour protéger tant les personnes que les données, telles que la sauvegarde régulière, la surveillance en temps réel et la récupération après sinistre.
- Le prix et les conditions financières :
Le prix constitue un critère important à ne pas négliger, il est essentiel de prendre tout le temps nécessaire pour l’analyser, le comprendre et le comparer en s’assurant qu’il est en adéquation avec les spécificités et fonctionnalités définies dans le cahier des charges.
Au-delà du prix d’achat, il est important de savoir évaluer Le TCOqui désigne le coût global d’un bien ou d’un service. Le TCO inclut le coût d’acquisition ainsi que tous les coûts sous-jacents tels que la qualité, le stockage, l’inspection, l’audit, la maintenance... tout au long de son cycle de vie. En plus du prix et du TCO l’acheteur doit se montrer vigilant dans l’analyse des conditions commerciales autres que le prix, telles les conditions et délais de paiement pour optimiser la trésorerie et le BFR (besoin de fonds de roulement), les conditions de retour, les retenues de garantie, les SLA impliquant en cas de non-respect l’application de pénalités…
- La responsabilité sociale et environnementale
La prise de conscience sociale est un sujet en plein essor, il conduit à des changements structurels importants dans notre société, il permet de nous assurer un développement durable et de conserver un avantage concurrentiel dans un environnement économique incertain. L’intégration de préoccupations sociales et environnementales ne se limite pas à nos propres activités commerciales, mais elle concerne également l’engagement des autres parties prenantes principalement nos partenaires.
Il s’avère donc primordial d’introduire des critères de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) dans notre cahier des charges et dans notre « scoring sheet », de cette manière, vous identifierez rapidement les entreprises qui partagent vos valeurs. Il faut donc être attentif à certains critères et vérifier leurs applications chez le potentiel partenaire, tels que : l’adoption des pratiques durables et respectueuses de l’environnement, la gestion environnementale de son activité, la dimension éthique de son entreprise, le respect et la promotion des droits de l’homme, les certifications obtenues…
- Le délai de livraison
Le délai de production ou de livraison a toujours été un critère majeur de choix. La conjoncture actuelle, accentue significativement l’importance de ce critère qui est devenu un vrai différenciateur sur le marché et peut même devancer le critère « prix », car il impacte directement notre time to market, ce qui permet tant une rentabilité plus rapide et un meilleur positionnement sur le marché.
- L’implantation géographique
L’implantation géographique peut avoir un impact significatif sur les délais de livraison, mais pas seulement, elle peut aussi impacter les couts de transports, la politique et les couts de stockage, sans parler des impacts environnementaux. La proximité géographique et l’accessibilité peuvent être des facteurs permettant de minimiser les latences et de maximiser les performances particulièrement pour certains services en lien avec les nouvelles technologies.
Ces quelques éléments sont les fondamentaux à prendre en compte pour mener à bien sa gouvernance achat et faire un choix éclairé et générateur de qualité et de valeur.
